Sua companhia já está preparada para
o eSocial? O projeto não para! As alterações promovidas pela reforma
trabalhista (Lei nº 13.467), por exemplo, já foram incorporadas
aos leiautes da versão 2.4, publicado por meio da resolução nº 11, no
Diário Oficial da União (DOU) de 15/09. Apesar da data do início da
obrigatoriedade se aproximar – a partir de 1º de janeiro de 2018, para empresas
com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016 – muitas
organizações ainda não fizeram ajustes em seus processos.
Um estudo da Federação Nacional das Empresas de
Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e
Pesquisas (Fenacon), realizado em julho de 2017 com 1.332 organizações,
revelou que somente 4,4% das entrevistadas estão prontas para a operação do
novo sistema. O levantamento também mostrou que 42% delas ainda não iniciaram a
implantação, enquanto as demais estão começando a se adaptar (29%) ou em fase
intermediária (23%).
Para falar sobre os resultados da pesquisa e a
importância da adequação ao projeto, a LG lugar de gente conversou com Hélio
Donin Júnior, Diretor de Educação e Cultura da Fenacon, responsável por
conduzir o estudo.
Segundo o Diretor, o alto índice de empresas que
ainda não iniciaram o processo de implantação do projeto é preocupante. “Culturalmente,
as companhias deixam os ajustes de novas obrigações fiscais para a última hora,
mas, no caso do eSocial, isso pode significar um grande problema. Isso
porque o processo inicial de adequação, como o saneamento da base de dados dos
funcionários, por exemplo, demanda mais tempo do que as organizações estão
habituadas”, relata Donin.
De acordo com a Receita Federal, nos primeiros 30
dias de teste, somente 800 companhias se cadastraram na plataforma. O número
representa 0,01% das 8 milhões de empresas, que empregam mais de 40 milhões de
trabalhadores e que terão que fazer o cadastro no sistema, cuja utilização será
obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2018, para empresas com faturamento
superior a R$ 78 milhões em 2016.
Desafios da adequação
O Diretor de Educação e Cultura da Fenacon, relata
que a pesquisa mostrou alguns desafios enfrentados pelas empresas para de
adaptarem ao eSocial. “A mudança cultural do empresariado e os ajustes das
operações no RH são os principais. Somente com um bom planejamento as
organizações poderão transformar os hábitos que não são aderentes ao projeto e
fazer as modificações necessárias em seus processos”, afirma Donin.
Para Hélio, as empresas precisam se organizar o quanto
antes. “É preciso mapear eventuais dificuldades e problemas nas companhias e
corrigir antes da obrigatoriedade do eSocial”. Sobre a participação no
ambiente de testes, ele afirma que as organizações devem aproveitar o momento
para fazer validações operacionais e de dados. “Sem dúvidas, essa verificação
contribui com o processo de adaptação”, destaca.
Apesar de ter aprovado a versão 2.4 dos leiautes do
eSocial, os testes estão sendo realizados na versão 2.3, desde o último dia 10
de outubro. Com isso, os eventos já enviados pelas empresas desde a liberação
do ambiente de produção restrita, em 1º de agosto, foram excluídos da base de
dados e deverão ser reenviados, utilizando-se a nova versão de teste.
Qual o papel do RH?
Para o Diretor, a área de gestão de pessoas é
responsável pelo projeto dentro das empresas. “Ela deve planejar e organizar o
processo de implantação e envio de dados pela plataforma, definindo as
competências de cada setor interno. Além disso, também deve gerenciar as
informações geradas nos outros departamentos, para a correta consolidação e
transmissão”, ressalta.
Hélio afirma que nesse momento é essencial que as
companhias analisem seus parceiros de tecnologia para gestão de pessoas. “Muitas
empresas de software, principalmente as pequenas, estão abandonando seus
módulos de gestão de funcionários, por não conseguirem se adequar ao eSocial. O
projeto é baseado em tecnologia, por isso, é fundamental contar com o apoio de
um sistema preparado para a transmissão. O RH deve analisar com seu fornecedor
se ele já realizou as adequações necessárias e o que os profissionais da área
precisarão fazer para a operar o sistema”, destaca.
Para o Diretor da Fenacon, o eSocial trará
benefícios para as empresas. “Em médio e longo prazo, as operações relacionadas
a funcionários ficarão mais ágeis e organizadas, gerando redução de custos
operacionais e de manipulação e guarda de documentos”, comenta.
Hélio finaliza retomando a importância de as
empresas se prepararem o quanto antes. “Por fim, relembro que é fundamental um
planejamento eficiente de implantação do eSocial, sob pena de termos
problemas e multas quando o projeto entrar em vigor, por não conseguirmos
iniciar com a carga de dados necessária para o correto envio das informações”,
conclui.